Tilinator

T I L I T O I M I S T O




КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ПРИСЫЛАТЬ В БУХГАЛТЕРИЮ



Материал, который имеет отношение к деятельности фирмы, рождается от общения с клиентами, поставщиками товара и оборудования, с банками, страховыми компаниями и налоговыми службами.
Это, например, наличные квитанции, расчеты зарплат, командировочные листы, счета за покупки и счета за продажу товаров или услуг, кассовая книга, выписки со счета в банке и т.п.

Также из страховых компаний и налоговой поступают документы, которые нужно предоставлять в бухгалтерию. Налоговые решения, квитанции к оплате налогов, решения об авансовых налогах, анкеты для подачи деклараций, договора со страховыми компаниями, расчеты пенсионных страховок и счета. Не достаточно прислать только первый лист документа, содержащий счет — бухгалтеру нужен весь документ с расчетами и разъяснениями (например, страховки на машины или телефонные счета).


НУЖНО ЛИ УПОРЯДОЧИВАТЬ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ



Работа бухгалтера проходит быстрее, когда материал упорядочен заранее.
Квитанции и счета нужно упорядочивать в соответствии с операциями на банковском счету. Для каждой операции должен быть документ. В бухгалтерию предоставляются только те документы, которые касаются предпринимательской деятельности. За правомерность документов предприниматель несет личную ответственность. Если какой либо расход несет необычный характер, то следует приложить к квитанции объяснение, каким образом он относиться к бухгалтерии. К квитанциям на другом языке следует прилагать объяснение на финском языке (например, квитанции из загранкомандировок). Больше всего времени у бухгалтера уходит на запрашивание отсутствующих документов и на прояснение необоснованных оплат. Расходы на бухгалтерские услуги можно оптимизировать упорядочив документы сразу, перед отправкой бухгалтеру.

КАЖДЫЙ МЕСЯЦ БУХГАЛТЕРУ НУЖНО ОТПРАВЛЯТЬ



Исходящие счета по продажам товаров или услуг, ежемесячные рапорты с платежных терминалов, рапорт о наличных продажах и копии квитанций
При экспортной торговле к исходящим счетам прикладываются таможенные документы, сведетельствующие о вывозе товара за пределы Евросоюза.
Счета за покупку товаров или услуг (отметить на счете дату оплаты)
Счета страховых компаний (все листы, не только титульный)
Счета из коллекторных служб, напоминания о неоплаченных счетах (оригинальный счет всегда прилагается)
Наличные квитанции (на квитанциях из ресторанов или за продукты питания отмечается список участников и цель, переговоры или представительские расходы. Если разъяснения нет, то квитанция списывается на представительские расходы или на частные расходы)
Квитанции при оплате банковской карточкой
Выписка из банка либо на бумаге, либо эмайлом в PDF-формате. Выписка из банка должна быть всегда за календарный месяц с утвержденным сальдо на конец месяца (1.1.-31.1.)
Кассовая книга (квитанции прилагаются, операции записаны ежедневно, подпись составителя обязательна)
Электронные счета распечатываются на бумагу, либо присылаются в PDF-формате на эл.почту бухгалтера.
Все документы, присылаемые на электронную почту бухгалтера должны быть в PDF-формате

МАТЕРИАЛ ДЛЯ ГОДОВОГО ОТЧЕТА



На конец финансового года требуются следующие документы:
Инвентарный лист (цены без налога на добавленную стоимость, подпись составителя)
Список неоплаченных исходящих счетов
Список неоплаченных входящих счетов (покупки)
Утвержденные банком данные по кредитам (сальдо на конец финансового года и список выплат по кредиту на будущий год)
Данные о гарантиях и обязательствах компании.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОПРЕДЕЛЕННЫЕ ЗАКОНОМ



Бухгалтерскую документацию и годовые отчеты всегда нужно хранить в соответствии с нормами закона. За нарушение сроков хранения предпринимателя могут привлечь к ответственности.
Сроки хранения бухгалтерской документации в Финляндии (от окончания финансового года):
Первичная документация: 6 лет
Ежедневники, главная книга и другие бухгалтерские распечатки: 10 лет
Документация связанная с расчетами зарплат: 10 лет
Годовой отчет, приложения, список бухгалтерских счетов и расклад баланса: 10 лет
Например, если финансовый год закончился 31.12.2015, то первичные бухгалтерские документы можно будет уничтожить по истечении 6 лет, в 2022 году, а все остальные документы, по истечении 10 лет, в 2026 году.
Документы, касающиеся трудовых договоров и зарплат рекомендуется хранить дольше чем 10 лет.
Бухгалтерию хранить только в Финляндии.
Бухгалтерская фирма отвечает за подготовку соответствующей документации, которую нужно хранить. Документы подготавливаются как в бумажном виде, так и в электронном PDF-формате. После передачи документов клиенту, предприниматель несет ответственность за хранение их должным образом.
За повторных запрос уже переданных ранее бухгалтерских распечаток взимается оплата.