mitä kirjanpitoon toimitetaan
Liiketoimintaan liittyvä kirjanpitomateriaali syntyy asioinneista asiakkaiden, tavarantoimittajien, pankkien ja viranomaisten kanssa.
Esimerkiksi käteiskuitit, palkkalaskelmat, matka-, myynti-, osto- ja vakuutuslaskut sekä kassakirja ja tiliotteet ovat toimitettavaa materiaalia.
Myös vakuutusyhtiöltä ja verottajalta voi saapua asiakirjoja, jotka toimitetaan tilitoimistoon. Veroliput, kuitit, lomakkeet, TyEL laskelmat ja erilaiset selvitykseen tehdyt paperit.
Tositteiden järjestäminen
Kirjanpitäjän työ on nopeampaa, jos kuitit on järjestetty etukäteen silloin kun kirjanpito tehdään paperitositteista.
Kuitit kannattaa järjestää samoin kuin tiliotteiden tapahtumat. Kaikille tapahtumille pitää löytyä tositteet.
Vain liiketoimintaan liittyvät dokumentit kuuluvat kirjanpitoon. Toimitetun materiaalin asianmukaisuudesta vastaa yrittäjä itse.
Tavanomaisuudesta poikkeavista kuluista kannattaa liittää mukaan erillinen selvitys.
Matkakulujen vieraskielisistä laskuista/kuiteista on liitettävä selitys mukaan.
Eniten turhaa aikaa kuluu puuttuvan kirjanpitomateriaalin kysely ja epäselvien tapahtumien järjestely.
Ylimääräisiltä kustannuksilta välttyy parhaiten järjestämällä kuitit ja muu materiaali kerralla kuntoon.
Kuukausittain kirjanpitoon toimitettava materiaali
Myyntilaskut, maksupääteraportit, käteismyyntiyhteenveto.
Ostolaskut (merkitse maksupäivät)
Maksuhuomautus-/perintäkirjeet (alkuperäinen mukaan).
Käteiskuitit (ravintolalaskuissa selvitys osallistujista ja tilaisuuden tarkoituksesta. Mikäli ei ole merkattu mitään oletetaan että kyseessä on edustuskulu)
Pankkikorttiostosten kuitit.
Tiliote joko paperilla, tai pdf-muotoisena.
Käteiskassan kassakirja (päiväkohtainen, päivitettävä kerran viikossa, laatijan allekirjoittama)
E-laskut tulostetaan paperille kirjanpitoon, tai lähetetään pdf-tiedostona sähköpostitse.
Sähköpostitse toimitettu materiaali PDF-muotoisena.
Tilinpäätökseen tuleva materiaali
Varastoinventaario (hinnat ilman arvonlisäveroa, laatijan allekirjoituksella)
Lista avoinna olevista myyntisaamisista
Lista avoimista ostolaskuista (eriteltynä ostovelat)
Lainojen saldovahvistukset rahoituslaitoksilta (tulevan vuoden lyhennykset eriteltynä)
Tiedot yrityksen vakuuksista sekä vastuusitoumuksista.
Kirjanpidon lakisääteiset säilytysajat
Yrityksen kirjanpito ja tilinpäätökset tulee säilyttää aina lakisääteisten määrä-aikojen puitteissa, jotka ovat seuraavanlaisia:
Tositeaineisto: 6 vuotta
Pääkirja, päiväkirja ja muut kirjanpitokirjat: 10 vuotta
Palkkakirjanpito: 10 vuotta
Tasekirja, tililuettelo ja tase-erittelyt: 10 vuotta
Liitetietojen erittelyt: 10 vuotta
Edellä mainitut aineistot tulee säilyttää aina kuusi tai kymmenen vuotta kuluneen tilikauden päättymisen jälkeen.
Eli kaikki tositteet tulee säilyttää päättyneen tilikauden lisäksi vielä seuraavan kuuden tai kymmenen tilikauden ajan ennen kuin ne voi hävittää.
Työsopimuksiin ja palkka-aineistoihin liittyvät tiedostot kannattaa kuitenkin säilyttää pidempäänkin kuin 10 vuotta.
Kirjanpito tulee säilyttää Suomessa.
Tallennus joko sähköisesti tai paperilla